A navegação no sistema de acesso a arquivos pode ser feita por meio da barra de busca, digitando termos específicos, ou através dos links disponíveis no cabeçalho: "acervos", "pessoas e organizações", "instituições", "assuntos", "locais" e "objetos digitais".
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Acervos: lista todos os acervos de nível superior disponíveis no banco de dados, isto é, todos aqueles conjuntos de documentos que não são parte de um conjunto maior: fundos ou coleções documentais. Os fundos ou coleções podem ter diferentes graus de detalhamento, de dados básicos a descrições minuciosas de conteúdos, inclusive, versões digitalizadas de documentos. As informações sobre acervos estão disponíveis em um dos dois padrões de elementos de descrição: (1) descrição na Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (ISAD-G) do Conselho Internacional de Arquivos (ICA), indicado para acervos arquivísticos; (2) descrição utilizando metadados do padrão Dublin Core.
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Pessoas e organizações: lista nomes de pessoas e organizações que foram registradas com a finalidade de caracterizar ou indexar os acervos. As pessoas e organizações podem ser produtores de acervos arquivísticos ou estarem associadas à autoria ou ao assunto de determinados acervos.
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Instituições: exibe as instituições detentoras de acervos da Secretaria da Cultura do Rio Grande do Sul que disponibilizaram conteúdos nos Acervos da Cultura do RS.
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Assuntos: lista termos de assuntos, utilizados para indexar os acervos disponíveis. Por exemplo, "Campanha da Legalidade".
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Locais: lista termos de locais, utilizados para indexar os acervos disponíveis. Há três tipos de termos: países; estados e municípios brasileiros; e regiões do Rio Grande do Sul, conforme os Conselhos Regionais de Desenvolvimento (COREDES).
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Objetos digitais: exibe todas as representações digitais de documentos disponíveis, isto é, os documentos digitalizados.
A exportação de informações de um acervo para formato XML e padrão de metadados Dublin Core pode ser feita pelo link "Dublin Core 1.1 XML", quando estiver disponível. Além disso, todos os tipos de registros que contêm o símbolo de um clipe ou o link "Adicionar à área de transferência" podem ser adicionados à área de transferência, gerenciável através do menu com o símbolo de um clipe na barra superior do lado direito do site. Ao clicar naquele menu, há quatro opções:
- "Limpar": esvazia a área de transferência de tudo que foi previamente adicionado.
- "Visualizar": exibe tudo que foi adicionado à área de transferência de acordo com os seguintes filtros: "descrições", "instituições" e "pessoas e organizações". Esta é a página que permite exportar informações para os formatos XML ou CSV.
- "Salvar e obter ID": salva todos os conteúdos adicionados à lista de transferência e fornece um número identificador para resgatar esses conteúdos posteriormente.
- "Carregar ID" abre o campo para entrada do número identificador obtido previamente em "Salvar e obter ID", permitindo resgatar os conteúdos salvos.
Atenção: o ID fornecido expira em, no máximo, um dia. Recomenda-se efetivar a exportação dos conteúdos adicionados à área de transferência o mais breve possível.
O sistema de acesso a arquivos da Cultura é uma instância da aplicação gratuita e código aberto Access to Memory (AtoM).
