A série faz referência a documentos produzidos e recebidos pela Fundação Instituto Gaúcho de Tradição e Folclore (FIGTF) em função de suas atividades administrativas (atividades-meio). Entretanto, como ainda não receberam intervenção arquivística, não é possível estabelecer um nível amplo de detalhamento sobre seu conteúdo. O conjunto é composto, predominantemente, por documentos de gênero textual, mas há também iconográficos.

A série é composta por documentos de gêneros bibliográfico, eletrônico, filmográfico, iconográfico, sonoro, textual e tridimensional referentes às atividades-fim desenvolvidas pela FIGTF entre 1974 e 2017. Constam no conjunto documentos referentes às clipagens de periódicos, relatórios e outras tipologias de documentos textuais e iconográficos produzidos em função de pesquisas sobre a chamada “cultura gauchesca”. Também em função de fotografias produzidas em atividades e pesquisas de campo há milhares de diapositivos no acervo, retratando festivais musicais, danças, festas, tradições e costumes populares, a vida no campo, entre outros temas. Além disso, a série é composta por uma coleção de livros e cerca de 2,5 mil monografias sobre folclore, produzidas no âmbito da Faculdade de Música Palestrina (FAMUPA) de Porto Alegre. A série contém, ainda, milhares de itens de gênero sonoro (discos de 78rpm, LPs, fitas K7), a maior parte pertencentes ao Museu do Som Regional, documentos eletrônicos (CDs e DVDs) e 9,54 metros lineares de documentos textuais e iconográficos relativos ao Memorial dos Festivais Nativistas.

A subsérie é composta por documentos de gênero sonoro relativos ao projeto Museu do Som Regional Edson Otto, criado no âmbito da FIGTF no ano de 1999. A subsérie é composta, predominantemente por discos de vinil, mas também inclui outros suportes como fitas cassete e CDs. Tais documentos, provenientes da campanha “Doe um disco, tchê!”, organizada pela própria FIGTF, compõem uma coleção em que predominam as obras de artistas do Rio Grande do Sul, identificados com gêneros musicais caros à atividade da FIGTF.

A série é composta por documentos em gênero textual e iconográfico referentes à história e administração básica da Fundação Instituto Gaúcho de Tradição e Folclore. Constam documentos datados de 1953 (período anterior à criação do ITF) a 2011. Além de fotografias das primeiras sedes e do funcionamento da instituição, a série apresenta clipagens de jornais (relacionadas à criação e aos primeiros anos de funcionamento da fundação), cópias de estatutos, relatórios de atividades, reproduções de organogramas funcionais e registros relacionados à história da FIGTF – incluindo sua relação com outras instituições, tais como o Movimento Tradicionalista Gaúcho (MTG).

A subsérie é composta por documentos em gêneros bibliográfico, eletrônico, filmográfico, iconográfico, sonoro, textual e tridimensional referentes às atividades-fim desenvolvidas pela FIGTF entre 1974 e 2017.

• Documentos bibliográficos: compõem a subsérie BHGS as monografias sobre folclore produzidas na Faculdade de Música Palestrina de Porto Alegre (FAMUPA) e a coleção de livros do IGTF. O primeiro conjunto foi trasladado para o Museu Antropológico do Rio Grande do Sul (MARS) e, o segundo, para a Biblioteca Pública do Estado (BPE). A lista completa dos livros recebidos, elaborada e fornecida pela equipe da BPE, está disponível neste link para download.

• Documentos eletrônicos: basicamente DVDs, obras musicais comerciais predominantemente. Este conjunto foi trasladado para o MARS.

• Documentos filmográficos: fitas videomagnéticas em formato VHS sob responsabilidade do MARS.

• Documentos sonoros: compreendem fitas magnéticas (cassete e de rolo), trasladadas ao MARS. Parte desses documentos sonoros contêm gravações realizadas em pesquisas de campo realizadas pelo IGTF. Os documentos sonoros que devem compor a subsérie BHGS não devem ser confundidos com aqueles documentos acumulados em função da criação do Museu do Som Regional Edson Otto pela IGTF que deverão compor uma subsérie própria da "Direção Técnica". Músicas tradicionalistas de gravadoras devem ser compreendidas logicamente como parte da subsérie "Museu do Som Regional" e não da BHGS.

• Documentos tridimensionais: coleção museológica da FIGTF que está sob responsabilidade do MARS. Esta é a maior parte do acervo tridimensional. De acordo com levantamento da FIGTF em 2017, era composto por: peças em madeira (40); metais (30); cerâmicas (04); cuias e porongos (10); boleadeiras/couros (07); cinturões e adereços de uso militar (réplicas - 14); quepes militares (réplicas - 12); arreios, estribos, esporas (10); chapéus e cartolas (réplicas - 11); perucas (03); botas masculinas (04); pontas de lanças (réplicas - 08); peças militares em couro branco - réplicas de boldriês e porta-espadas (10); louça branca (04); artesania em guampas (04); armaria - réplicas usadas em sets de filmagem (04); troféus (51); indumentária masculina (90); indumentária feminina (56);
  Casacas e calças miitares - réplicas (24); têxteis (90); têxteis sem numeração de tombo (35). Ademais, há também um conjunto de cerca de 80 fotografias ampliadas e emolduradas quantificadas como tridimensionais nesta descrição. Estes 80 itens estão no MuseCom, instituição responsável pela maior parte dos documentos iconográficos da extinta FIGTF.

• Documentos iconográficos e textuais: os iconográficos são compostos por negativos e diapositivos fotográficos, além de fotografias reveladas. Esses documentos estão predominantemente no Museu de Comunicação Social Hipólito José da Costa (MUSECOM), que recebeu também instrumentos de busca (fichas catalográficas) destes registros fotográficos produzidos pela extinta Fundação. Este conjunto específico de iconografia foi designado como coleção de "Tradição e Folclore" no MuseCom. Há também iconografia em meio aos documentos textuais localizados na BPE, na Discoteca Pública Natho Henn (DPNH) e no MARS, o que precisa ser avaliado caso a caso. No entanto, os documentos textuais correspondem à maior quantidade do que deve compor esta subsérie. Esses documentos são clipagens de jornais, relatórios e outros documentos relacionados à "cultura gauchesca" que estão em pastas e em caixas-arquivo nas três instituições mencionadas. O IGTF utilizava um conjunto de termos de vocabulário controlado nos rótulos de pastas e de caixas-arquivo para classificar os documentos.

Alguns dos termos que eram utilizados pela FIGTF para classificar sua documentação são:

• Agricultura, pecuária e pesca
• Arquitetura (fornos de barro, casas e monumentos)
• Artesanato (tecelagem, artesanato indígena etc.)
• Brinquedos
• Cavalhadas
• Cidades
• Culinária
• Danças
• Festas populares (ternos de reis, carnaval, festa junina, festa do divino espírito santo)
• Guasqueiros
• História do Rio Grande do Sul
• Imigração
• Indumentária
• Instrumentos musicais
• Literatura
• Música
• Meios de transporte (carretas e carroças)
• Personalidades
• Religiosidade
• Rodeios
• Trova e trovadores

Constam, também entre os documentos textuais, projetos propostos e/ou realizados pela FIGTF, além de ações da instituição em eventos junto a Centros de Tradição Gaúcha (CTGs) e em apoio ao Movimento Brasileiro pela Alfabetização (MOBRAL). Sugere-se que a subsérie BHGS contemple, ainda, os registros textuais e iconográficos sobre visitantes e "informantes" ou "depoentes" de entrevistas e pesquisas realizadas pelo IGTF.

A subsérie é composta por documentos, predominantemente, em gêneros textual e iconográfico, relativos ao projeto Memorial dos Festivais Nativistas executado pela FIGTF. Nela, constam materiais de divulgação, fichas de inscrição, letras e partituras de canções, fichas de julgamento e clipagens relacionadas a festivais de música nativista realizados no Rio Grande do Sul entre os anos de 1971 e 2016. Os documentos refletem também a atividade da FIGTF como apoiadora, patrocinadora e realizadora de certames de música no estado, sobretudo, na década de 1980. Parte dos documentos refere-se ao apoio técnico prestado por integrantes da instituição à organização dos festivais por meio de direção de palco, julgamento de canções e divulgação dos certames, entre outras atividades.

Os documentos compreendem registros visuais e audiovisuais oficiais. Os documentos fotográficos, independentemente do gênero (iconográfico ou eletrônico), estão organizados conforme o período de governo no qual foram produzidos, de acordo com os mandatos dos governadores, desde o ano de 1947 até 2006.
As imagens são fontes singulares, sobretudo, para a história política do Rio Grande do Sul e do Brasil. Nesses documentos, fotógrafos e cinegrafistas capturaram vários locais do estado, incluindo patrimônio cultural sul-rio-grandense, como prédios históricos, e grande diversidade de eventos políticos. Diferentes personalidades políticas também estão retratadas no acervo, tais como representantes de grupos sociais, de entidades de classe e de sindicatos. O conjunto fornece importantes subsídios para pesquisas nas áreas das Humanidades e da Comunicação. É de particular interesse para a História.
A coleção contém os seguintes mandatos e períodos:
1947 - 1951 Walter Só Jobim (APP-01)
1951 - 1955 Ernesto Dornelles (APP-02)
1955 - 1959 Ildo Meneghetti (APP-03)
1959 - 1963 Leonel de Moura Brizola (APP-04)
1963 - 1967 Ildo Meneghetti (APP-05)
1967 - 1971 Walter Peracchi Barcellos (APP-06)
1971 - 1975 Euclides Triches (APP-07)
1975 - 1979 Sinval Guazzelli (APP-08)
1979 - 1983 Amaral de Souza (APP-09)
1983 - 1986 Jair Soares (APP-10)
1987 - 1991 Pedro Simon (APP-11)
1991 - 1995 Alceu Collares (APP-12)
1995 - 1998 Antônio Britto (APP-13)
1999 - 2002 Olívio Dutra (APP-14)
2003 - 2006 Germano Rigotto (APP-15)